導入企業のうち
15%以上が従業員1,000名
以上の大企業です
複雑な業務にも対応できる柔軟性と、安心して全社展開できる運用性が評価されています。
ワークフローを選ぶなら
大企業でも安心して利用できる
コラボフローの特徴
01
設定がかんたんで
すぐに始められる
専門的な知識や専用ツールは不要。
使い始めるために必要な設定はユーザー自身でかんたんに行えるため、
社員全員がスムーズに使えます。
今の書式と見た目が変わらない
今まで利用してきた書式の見た目をそのままWebで再現。記入すべき箇所や見るべき場所が変わらず、申請や承認時も迷うことなくご利用いただけます。
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どこでも使える
コラボフローはスマホやタブレットでも利用可能。現場や出張先でも、手元の端末からスムーズに申請や承認ができます。
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通知・リマインド
自分が承認や確認をすべきタイミングでメールなどでお知らせ。リマインダーにより承認や確認忘れを防止し「気づかず止まっていた」といった業務の停滞がなくなります。
ワークフロー専門システム
ならではの充実機能
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ノーコードでフォーム作成
お使いのExcelで作成した帳票や申請書から見た目そのままWebフォーム化できます。
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帳票出力
決裁された申請データをExcel、PDF形式で出力します。
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シンプル経路設定
1つの申請経路で全部署をカバー。部署ごとの経路作成は不要です。
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タスク依頼
現在の申請に関連する別の申請の起案を自動で依頼します。
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版管理
申請書の版を管理し、過去のデータは過去の形のままで保存します。
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決裁データ改ざん防止
決裁データは改ざんされない形で保管され、申請フォームを変更しても過去データは変わりません。
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様々な端末で
様々な端までご利用いただけるため、場所や時間に縛られることなく作業を行うことができます。
02
複雑な承認ルートもラクラク
決裁後の処理もサポート
大企業における業務プロセスは、組織や部署・部門を横断して多くの人がプロセスに関わり、複雑な承認ルートで進行することも多くあります。多くの人が関わりながら業務効率化を果たすには、誰もがかんたんに使えて、メンテナンスができる使い勝手の良 いワークフローが必要です。
条件分岐
申請書に記載される、項目や部署、金額など設定された条件に基づいて自動的に承認ルートを判定、分岐します。コラボフローなら、追記された内容なども加味してリアルタイムで必要なルートで回付を行うことができ、都度判断していた面倒な振り分け作業も簡単に効率化できます。
例えば
- 申請の種類に応じて、関係部門のみに回付する
- 金額に応じて、課長承認、部長承認、社長承認を分ける
コメントを求める
申請内容について、承認ルート上の担当者だけで判断できない場合に他の方へ「相談」を求めることができます。相談の内容も承認の履歴として記録されます。また、承認や否認時のコメントも残すことができ、証跡として振り返る事ができます。
例えば
- 契約に関する内容について、コンプライアンス部門や法務・管理部門に意見を求める
合議承認や議決承認も対応！
決裁までの期間を短縮
合議承認や議決承認といった、複数部門や複数名が並列した承認ステップに対応。人の手を介していた面倒な並列した承認ステップもコラボフローでデジタル化を実現できます。
例えば
- 同一の承認ステップの担当者全員が承認するまで次のステップに進ませたくないとき
- 複数部門の業務関係者、部門長が承認するまで次のステップには進ませたくないとき
ひとつの申請から
付随するワークフローもかんたん作成
コラボフローでは一つの申請が完了後、別の申請を求める場合に、自動的に起案を依頼したり、元々の申請書の内容を転記して別の申請を作成することができます。もちろん、申請書を複製して利用することもできます。業務効率化のみならず、業務のナビゲーターとしてミスを減らし制度の向上につながります。
例えば
- 購入の申請が決裁されたあとに、支払依頼の申請を行う
状況に合わせた動的なルート変更
突発的なルート変更が発生した場合も、紙の申請書のようにその場で担当者が回付先を変更できます。
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承認者を申請内容ごとに指名
業務の内容や組織内での役割が流動的で承認ルートをパターン化できない場合には、申請者が内容に応じて適切な承認者をマスタから名前で指定するようなワークフローを作成できます。
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承認者の追加・変更
受け取った申請内容の可否が自分だけでは判断できない、申請・業務内容によって担当者が違うという場合に備え、自分の前後に承認者を追加したり、別の業務担当者に変更したりといった自由度の高いワークフローを簡単に作成できます。
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差戻し/取戻し/再申請もかんたん設定
申請書を出した後に取り戻して追記事項などを修正したい場合には、回付中でも申請者自身で取り戻すことができます。取り戻しを許可する範囲も承認ルート設定の中で指定することができます。
ワークフロー専門システム
ならではの充実機能
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自動分岐
申請された金額や任意の条件によって申請書を処理する経路を自動で分岐させることができます。
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段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、誰がどこを入力できるのか制限することができ、誤入力や上書きを防ぎます。
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常に最適な経路へ
承認段階の途中で追記変更されたデータにも即対応し、リアルタイムで分岐を判別し処理を行います。
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相談機能
申請を回しながら相談や確認が可能。スピードを落とさずに意思決定に関する履歴もきちんと残します。
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代理申請 / 承認
他ユーザーの代理人として申請や、自分の代理となる申請者を指定できます。
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一括承認
複数の申請を一括で承認することができます。
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AND、OR、議決承認
承認設定として、AND、ORはもちろん、メンバーの1/2や1/3以上といった議決承認設定ができます。
03 様々なシステムとの連携で業務の幅を広げられる
連携オプションやAPIを利用して、
外部システムと連携することができます。
社内に散在する様々なデータを活用することで業務の幅が広がります。
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システム連携で関連業務を結ぶ！
システム内の複数業務の連携、さらなる業務を繋ぐ別のワークフローシステムとの連携を想定した機能を備えています。
例えば
- 複数の業務、ワークフローシステムとの連携
- Webhookを利用して他のシステムに結果を通知する
- 他のシステムでの処理結果をWeb-APIを使って取り込む
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さらに高度な連携も！
APIを使った追加開発標準機能では実現できない複雑な業務ロジックがあるワークフローシステムには、アドオン開発という選択肢があります。アドオン開発を想定した豊富なAPIが用意されています。
04 組織の垣根を超えたワークフローを実現
連携オプションやAPIを利用して、
親会社やグループ会社、取引先といった企業間の壁を越えたワークフローを実現。必要な情報を必要なタイミングで連携します。また、コラボフォームと連携することで、BtoCやBtoBtoCにおける各種申し込みもシームレスに連携し受け付けることができます。
※コラボフォームからの受付内容に対する通知はコラボフローから行うことが可能です。
例えば
- 子会社から申請で親会社の決裁や承認を求める場合
- グループ会社や関連会社間での取引（注文→納品→請求）など